JENIS
–JENIS SURAT
A. Jenis-jenis
surat
Surat
dapat digolongkan ke dalam berbagai macam.
1. Berdasarkan
sifatnya, surat dibedakan menjadi 4, yaitu:
a. Surat
pribadi, adalah surat yang ditulis oleh seseorang yang isinya menyangkut
kepentingan pribadi. Surat pribadi digolongkan menjadi dua surat pribadi yang
sifatnya kekeluargaan dan surat pribadi yang bersifat setengah resmi.
b. Surat
dinas, adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah atau swaasta yang
isinya menyangkut kedinasan.
c. Surat
sosial, adalah surat yang berisi kepentingan sosial dan dibuat oleh
lembaga-lembaga sosial
d. Surat
niaga/bisnis, adalah surat yang dibuat oleh suatu badan usaha atau perusahaan
yang berisi mengenai masalah perdagangan/bisnis atau jual beli.
2. Berdasarkan
wujudnya, surat dibedakan menjadi 5, yaitu:
a. Surat
bersampul/biasa adalah surat yang penulisannya menggunakan kertas biasa dan
menggunakan sampul.
b. Surat
memorandum dan nota dinas
Memo adalah catatan
singkat yang dibuat oleh pejabat atasan yang ditunjukkan kepada bawahan atau
sebaliknya atau antar pejabat setingkat dan biasanya bersifat informal.
Nota adalah catatan
singkat yang dibuat oleh pejabat atasan ditunjukkan kepada bawahan yang isinya
bersifat formal.
c. Telegram
adalah suatu tulisan, tanda-tanda atau berita yang dikirimkan dari jarak jauh.
d. Kartu
pos adalah selembar kertas yang berukuran 10 x 15 cm yang dapat digunakan untuk
menulis surat pendek dan bersifat tidak rahasia.
e. Warkat
pos adalah selembar kertas yang dibuat sedemikian rupa dan apabila dilipat
menjadi sebuah sampul yang bagian dalamnya digunakan untuk menulis surat.
3. Berdasarkan
keamanan isinya, surat dibedakan menjadi:
a. Surat
biasa adalah surat yang tidak menimbulkan suatu akibat tertentu apabila isinya
diketahui oleh orang lain.
b. Surat
rahasia adalah surat yang isinya tidak
boleh diketahui oelh orang lain. Cara pengirimannya menggunakan dua
sampul. Sampul pertama diberi kode R atau RHS, dan sampul kedua ditulis alamat
yang dituju.
c. Surat
sangat rahasia adalah surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain,
biasanya menyangkut keamanan suatu negara. Cara pengirimannya menggunakan tiga
sampul. Sampul pertama dan sampul kedua diberi kode SR atau SRHS dan sampul
ketiga ditulis alamat yang dituju.
d. Surat
konfidensial adalah surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang
bersangkutan.
4. Berdasarkan
banyaknya sasaran yang akan dicapai, surat dibedakan menjadi:
a. Surat
biasa adalah surat yang dikirimkan kepada satu orang atau organisasi atau
alamat yang tertulis dalam sampul
b. Surat
edaran adalah surat yang ditunjukkan kepada banyak orang atau masyarakat umum.
5. Berdasarkan
proses penyampaiannya, surat dibedakan menjadi:kila
a. Surat
biasa adalah surat yang tidak harus segera disampaikan atau diselesaikan
b. Surat
kilat adalah surat yang harus segera disampaikan kepada penerima
c. Surat
kilat khusus adalah surat yang dijamin pengirimannya selama 1 x 24 jam oleh PT
pos dan harus secepatnya disampaikan kepada penerima
d. Surat
tercatat adalah surat yang jaminannya lebik baik dari surat kilat khusus karena
pihak pos akan selalu memonitor terus. Surat ini menggunakan resi pos sebagai
bukti bahwa surat sudah dikirim dan sudah diterima oleh penerima surat.
B. Surat
niaga
Surat
niaga adalah surat-surat yang dipergunakan oleh orang –orang atau badan-badan
usaha yang menyelenggarakan usaha atau bisnis dengan tujuan untuk mencari
keuntungan. Surat niaga dibuat oleh calon pembeli dan atau pembeli dengan
penjual. Macam – macam surat yang dibuat oleh penjual adalah sebagai berikut;
1. Surat
perkenalan
2. Surat
penawaran
3. Surat
pengiriman barang
4. Surat
penyelesaian
5. Surat
penagihan
6. Surat
pengakuan penerimaan pembayaran
Adapun surat-surat yang
dibuat calon pembeli atau pembeli, macamnya adalah:
1.
Surat permintaan penawaran
2.
Surat pesanan
3.
Surat pengaduan
4.
Surat pengguhan pembayaran
5.
Surat pembayaran
Dokumen – dokumen bisnis
yang biasanya disertakan dalam surat bisnis adalah:
1.
Kuintansi adalah suatu bukti pembayaran
pada waktu pembayaran atau penyerahan sejumlah uang dimana penerima uang harus
menulis nama yang menyerahkan uang.
2.
Invoice adalah daftar perincian barang –
barang yang diperjualbelikan disertai dengan harga dan jumlah barang
3.
Packing list adalah daftar perincian
barang-barang yang ada dalam peti atau koli
4.
Nota jual beli adalah surat keterangan
yang dikeluarkna oleh penjual apabila ada pesanan atau pembelian.
5.
Wesel tagih adalah suatu perintah secara
tertulis tanpa syarat yang ditunjukkan kepada pihak lain untuk membayar
sejumlah uang seperti tercantum dalam wesel kepada orang yang membawa wesel tersebut.
6.
Cek adalah surat perintah membayar
kepada bank supaya membayar sejumlah uang kepada pihak tertentu yang namanya
tercantum pada lembar cek tersebut.
7.
Promes adalah surat perintah atau
pengakuan kesanggupan dari orang yang mempunyai utang bahwa ia akan membayar
utangnya pada hari yang telah ditentukan.
8.
Konosemen adalah surat angkut untuk
barang-barang yang diangkut dengan menggunakan kapal
9.
Asuransi adalah suatu pertanggungan
terhadap barang-barang atau apa saja yang telah diasuransikan kepada perusahaan
asuransi.
10. Air
way bill adalah surat angkutan yang disertakan pada barang-barang yang akan
dikirim dengan kapal udara atau pesawat.
C. Surat
dinas
Surat
dinas adalah surat yang berisi hal penting yang berkenaan dengan administrasi
pemerintah dan pembangunan yang dibuat oleh lembaga pemerintah. Ciri-ciri umum
surat dinas sebagai berikut:
1. Biasanya
tidak menggunakan salam pembuka dan salam penutup
2. Tidak
ada inisial
3. Tempat
dan tanggal surat dapat ditulis di bawah atau di atas
4. Di
bawah nama penandatangan surat ditulis nomor induk pegawai (NIP)
5. Jika
untuk militer yang menandatangani surat tersebut ditulis nama pangkatnya
6. Untuk
sebutan, baik dalam hubungan kalimat dengan kalimat adalah sebagai berikut:
a. Untuk
pejabat yang lebih tinggi dipergunakan Bapak
b. Untuk
pejabat yang setingkat dan lebih rendah dipergunakan Saudara
c. Untuk
hubungan dengan pihak swasta dipergunakan Saudara
d. Untuk
pejabat perwakilan asing dipergunakan Tuan
Surat
dinas dapat dibedakan bermacam-macam yaitu:
1. Surat Dinas
2. Nota Dinas
3. Memo
4. Surat Pengantar (biasa &
kolom)
5. Surat Kawat
6. Surat Keputusan
7. Surat Edaran
8. Surat / Kartu Undangan
9. Surat Tugas (biasa &
kolom)
10.
Surat Kuasa
11.
Pengumuman
12.
Surat Pernyataan
13.
Surat Keterangan
14.
Berita Acara
0 komentar:
Posting Komentar